Организация документооборота в ООО "Круиз"
Содержание:
1. Краткая характеристика предприятия
2. Порядок оформления документов в ООО «Круиз»
Список литературы
Приложения
1. Краткая характеристика предприятия
Общество с ограниченной ответственностью «Круиз» (далее ООО «Круиз») является юридическим лицом, имеет круглую печать и штампы со своим наименованием (эмблемой), свой торговый знак, расчетный и иные счета в банках, другие реквизиты, необходимые для хозяйственной и иной деятельности; ведет бухгалтерский учет и статистическую отчетность.
ООО «Круиз» обладает полной хозяйственной самостоятельностью в вопросах определения формы управления, принятия хозяйственных решений, сбыта услуг, установления цен на оказываемые услуги, оплаты труда, распределения прибыли, то есть самостоятельно осуществляет свою деятельность, распоряжается полученной прибылью, оставшейся в его распоряжении после уплаты налогов и других обязательных платежей.
Туристская фирма ООО «Круиз» была основана в 1991 году. Учредителями являются три физических лица с вкладами в уставной капитал 30%, 30% и 40%.
ООО «Круиз» - многопрофильная туристская компания из года в год увеличивает свой объем продаж, ассортимент турпродукта и укрепляет технологию производства, что позволяет ей обеспечивать высокое качество туров.
ООО «Круиз» оказывает следующие виды услуг:
Туризм: все виды отдыха и лечение, как в России, так и за рубежом, шоп-туры, автобусные туры по Европе и авиатуры;
Оформление выездных виз и оказание информационных и консультационных услуг по их получению (правила оформления виз, анкеты, необходимые документы);
Страхование и автоуслуги.
ООО «Круиз» - предприятие многопрофильное, ассортимент услуг достаточно широк. Фирма занимается как выездным туризмом, так и внутренним. Кроме этого фирма занимается организацией шопинговых туров.
Фирма организует:
Автобусные туры по Европе в следующие страны: Финляндия, Франция, Чехия, Италия, Германия;
Авиатуры: Египет, Кипр, Испания, Израиль, Таиланд;
Шоп туры: Стамбул, Греция, Италия, Сирия;
Школьные туры и индивидуалы по городам России: Золотое Кольцо, С-Петербург, Москва, Санатории города Сочи, Подмосковье, Кавказские Минеральные Воды.
ООО «Круиз» имеет турагентскую, туроператорскую и медицинскую лицензии. Наличие лицензии на осуществление медицинской деятельности позволяет сотрудникам ООО «Круиз» сотрудничать с предпринимателями, имеющими договора со страховыми компаниями, что позволяет предприятиям относить стоимость путевки на себестоимость продукции в размере 3% от Фонда оплаты труда.
2. Порядок оформления документов в ООО «Круиз»
Рассмотрим особенности оформления некоторых документов в ООО «Круиз».
Для оформления и учета, принимаемых на работу работников по трудовому договору на предприятии применяется форма № Т-1.
Данная форма составляется лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора. В нашем случае это инспектор отдела кадров.
При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма № Т-строка (графа) «по» не заполняется.
Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма № Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54).
Пример заполнения приказа на прием работника представлен в приложении 1.
По строке «Наименование организации» в нашем случае заполняется - ООО «Круиз». Затем в графе «Номер документа» проставляется порядковый номер приказа, а в графе «Дата составления», указывается дата составления этого приказа.
В нашем случае в ООО «Круиз», служащего принимают на работу сроком на один год, о чем делается запись в графе «Дата».
Вновь принятый работник будет работать в отделе маркетинга на должности «Специалист по маркетинговым исследованиям», о чем делается запись в соответствующих строках приказа.
Работник принимается с испытательным сроком три месяца, о чем также делается запись по строке «с испытанием на срок».
Также в приказе указывается должностной оклад (7600 руб.), а в графе «надбавкой» проставляется прочерк, так как принятой на предприятии формой оплаты труда не предусмотрено выплата надбавок.
Для данного документа обязательным является подпись работника, которая удостоверяет факт его ознакомления с приказом и с условиями приема на работу оговоренными в данном документе.
Рассмотрим документы, применяемые для оформления и учета отпусков.
Для оформления приказа на отпуск на предприятии применяется типовая унифицированная форма приказа № Т-6. Документ составляется инспектором отдела кадров. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка - расчет о предоставлении отпуска работнику».
Пример заполнения приказа на оформление очередного отпуска в туристской фирме ООО «Круиз», представлен в приложении 2.
По строке «Наименование организации» в данном случае заполняется - ООО «Круиз». Затем в графе «Номер документа» проставляется порядковый номер приказа, а в графе «Дата составления», указывается дата составления этого приказа.
Оформляя приказ на очередной отпуск, инспектор отдела кадров в строке «За период работы», делает запись с 31 июля 2004 года по 31 мая 2005года.
В данном рассматриваемом случае ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется на 28 календарных дней, о чем в строке «ежегодный основной оплачиваемый отпуск» делается запись, а также проставляется дата ухода в отпуск (01 июня 2005 года) и дата последнего дня отпуска (28 июня 2005 года). В нашем случае Мазалова Оксана Сергеевна должна выйти на работу 29 июня 2005 года.
Для этого документа обязательным является подпись руководителя предприятия и подпись работника, уходящего в очередной отпуск.
Личные карточки заполняются инспектором отдела кадров на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (в ООО «Круиз» применяется унифицированная форма № Т-1); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.
При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Основными документами, на основании которых заполняется раздел II «Сведения о воинском учете», являются:
военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
На граждан, пребывающих в запасе:
п. 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;
п. 3 «Состав (профиль)» - заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы»);
п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» - записывается полное обозначение (шесть цифр, например «021101» или шесть цифр и буквенный знак, например, «113194А»);
п. 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;
в п. 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом):
строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
пункты: п. 1 «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 2Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;
п. 2 «Воинское звание» - делается запись «подлежит призыву»;
п. 5 «Категория годности к военной службе» - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.
В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья».
В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.
В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.
Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов.
В ООО «Круиз» личные карточки заведены на каждого работника этой фирмы. Особое значение при принятии на работу имеет знание иностранного языка, так как в процессе работы приходится общаться с иностранными гражданами, приехавшими в Россию и не знающими русского языка. Поэтому при принятии на работу в ООО «Круиз», в графе 5 «Знание иностранного языка» делается отметка об этом. Высшее образование и знание английского языка сыграли не последнюю роль при принятии на работу данного сотрудника.
Так как бухгалтер 1 категории женщина, то раздел II «Сведения о воинском учете», не заполняется.
20 сентября 2005 года Мазаловой Оксане Сергеевне повысили оклад до 7000 рублей. Поэтому в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» сделали соответствующую запись. Повышение оклада произошло в результате аттестации 19 августа 2005 года. Вследствие этого в разделе IV «Аттестация» была сделана запись о соответствии работником занимаемой должности.
Мазалова Оксана Сергеевна не состоит в браке, поэтому в графе 9 поставлена запись «не замужем», а в графе 10 «Состав семьи» перечислены родные работника (отец, мать, брат).
В рассматриваемом нами случае данный работник побывал в отпуске два раза, о чем записано в разделе VIII «Отпуск».
График отпусков (форма № Т-7) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников.
График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.
При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.
Пример заполнения графика отпусков (в сокращенном виде) представлен в приложении 4.
В ООО «Круиз» для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников применяется унифицированная форма № Т-7. При составлении этого графика каждый работник фирмы имеет право ознакомится с данными графика. Обсудить и согласовать со своим непосредственным начальником дату своего очередного отпуска. Если произошли какие ни будь события и необходимо поменять дату отпуска, то в график отпусков инспектор отдела кадров внесет изменения.
В ООО «Круиз» нет профсоюзной органа, поэтому график отпусков утверждает и подписывает генеральный директор ООО «Круиз».
Список литературы
Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: «Издательство ПРИОР», (издание 3-е, переработанное и дополненное), 1999. - 144с.
Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответа: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей – 2-е изд., перераб. и доп. // Серия «Учебники и учебное пособие» - Ростов н/Д: издательство «Феникс», 2001. - 320с.
Делопроизводство (организация и технология управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359.
Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учеб. пособие. - М: ФОРУМ:ИНФРА-М, 2002. - 256с.
Приложение 1
Унифицированная форма № Т-1
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. № 1
(распоряжение)
о приеме работника на работу
Основание:
Приложение 2
Унифицированная форма № Т-6
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. № 1
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику
и (или)
Приложение 3
Унифицированная форма № Т-2
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. № 1
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
работника
I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
2-я страница формы № Т-2
10. Состав семьи:
II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ
3-я страница формы № Т-2
III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ
IV. АТТЕСТАЦИЯ
V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ
VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА
4-я страница формы № Т-2
VII. НАГРАДЫ (ПООЩРЕНИЯ), ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ
VIII. ОТПУСК
IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ,
на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ
XI. ОСНОВАНИЕ ПРЕКРАЩЕНИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА (УВОЛЬНЕНИЯ)
Приложение 4
Унифицированная форма № Т-7
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. № 1
Отчет по вашим требованиям на тему "Организация документооборота в ООО "Круиз" " можно заказать в компании «DiplomTime».
